Kaufleute für Personaldienstleistungen

Die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann/-frau ist auf 3 Jahre ausgelegt. Während dieser Zeit warten verschiedenste Aufgaben auf die Auszubildenden wobei die Personalgewinnung und der Personaleinsatz im Vordergrund stehen. Dafür wird der Stellen- und Bewerber*innen-Markt gesichtet, es werden Stellenanzeigen formuliert und auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht. Anschließend wirken sie bei der Auswahl von passenden Bewerber*innen und beim Abschließen von Verträgen mit. Ziel ist es, Anforderungs- mit Bewerberprofile abzugleichen und geeignetes Personal zu finden.

Die Arbeit als Personaldienstleistungskaufmann/-frau (PDK) kann sowohl in Personalvermittlungsfirmen als auch in Personalabteilungen von Unternehmen ausgeübt werden. Im ersten Fall werden verschiedene Unternehmen besucht, um Arbeitsumgebung und Aufgaben zu analysieren. Darauf aufbauend werden Anforderungsprofile erstellt, welche in Stellenanzeigen umgesetzt werden. Sie agieren somit als Bindeglied zwischen dem suchenden Unternehmen und den potenziellen Bewerber*innen und stehen als Ansprechpartner*innen zur Verfügung. Darüber hinaus akquirieren sie Aufträge und gewinnen Unternehmen als Kunden.

In den Personalabteilungen von Unternehmen kommt die Verwaltung des internen Personals hinzu. Hier kann es beispielsweise zu den Aufgaben gehören, den Personaleinsatz zu disponieren und die Personalentwicklung zu planen. Personalakten müssen geführt und Entgeltabrechnungen erstellt werden.

Eine besondere Nähe weist der Beruf Personaldienstleistungskaufleute zum Studiengang Betriebswirtschaftslehre (BWL) mit dem Schwerpunkt Personal auf. Studienabbrecher*innen aus diesem Bereich haben also bereits einige Vorkenntnisse. Aber auch für ehemalige Studierende der Psychologie kann diese Ausbildung nahe-liegend sein, da gute Menschenkenntnis und Einschätzungsvermögen sehr wichtig sind und psychologische Verfahren in der Personalauswahl eine Rolle spielen.  

Aber auch für Studienabbrecher*innen anderer Fachrichtungen ist der Beruf interessant, wenn sie gute Kommunikationsfähigkeiten ebenso mitbringen wie eine Affinität zu Zahlen. 

Für die erfolgreiche Ausbildung als Personaldienstleistungskaufmann/-frau ist das mündliche Ausdrucksvermögen und die Fähigkeit auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzugehen besonders vorteilhaft. Weitere wichtige Voraussetzungen sind unter anderem:

• Guten Noten in Deutsch und Mathematik

• Textverständnis

• Interesse an sozial-beratenden Themen

• Organisatorische Fähigkeiten

• Verschwiegenheit

• Sorgfältige Arbeitsweise

• Kontaktfreude und Kommunikationstalent

• Kaufmännische Denkweise

• Verhandlungsgeschick

• Duale Berufsausbildung

• Ausbildungsdauer: 3 Jahre

• Verkürzungsmöglichkeit: Die Verkürzung der Ausbildungszeit kann in Absprache mit dem Ausbildungsbetrieb durch einen direkten Einstieg ins zweite Ausbildungsjahr oder am Ende der Ausbildung durch einen Antrag auf vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung ermöglicht werden. Zuständig ist die jeweilige Kammer.

• Ausbildungsvergütung: 802-877 Euro im ersten, 870-944 Euro im zweiten und 956-1032 Euro im dritten Ausbildungsjahr (Quelle: Agentur für Arbeit)

• Berufsschule: 1-2 Tage pro Woche oder Blockunterricht

• Kammerzugehörigkeit: IHK

Entwicklungspotenzial: Perspektivisch gibt es in diesem Bereich vielen Möglichkeiten sich weiterzubilden, wie z. B. zum*r Personaldienstleistungsfachwirt*in oder Betriebswirt*in für Personalwirtschaft. Durch sog. Anpassungsweiterbildungen kann man bestimmte Themenfelder vertiefen oder sich auf den neuesten Stand bringen, wie bspw. zum Thema Personalbedarfsermittlung, Active Sourcing, Talent oder Diversity Management. Dadurch ergeben sich auch Aufstiegsmöglichkeiten (meist innerhalb größerer Unternehmen). Es besteht außerdem die Möglichkeit, sich in diesem Bereich selbständig zu machen.

Obwohl der Trend in diesem Beruf hin zu einer stärkeren Automatisierung geht, vor allem im Bereich der Sachbearbeitungsaufgaben, die sich gut standardisieren lassen, wird sich der Beruf zwar verändern, aber voraussichtlich nicht ersetzen lassen. 

Arbeitszeiten: In der Regel zu den klassischen Bürozeiten zwischen 8 und 17 Uhr.

Einstiegsgehalt: Das Einstiegsgehalt wird auf verschiedenen Seiten im Internet zwischen 1.700 und 2.300 Euro angegeben. Auch in diesem Beruf richtet sich die Höhe nach verschiedenen Faktoren wie der Region, der Größe des Unternehmens und natürlich, ob ein Tarifvertrag Anwendung findet oder nicht.

… 08:30 Uhr: Arbeitsbeginn. Bevor es an den Schreibtisch geht, um die neuesten E-Mails zu lesen, trinken wir erstmal Kaffee, plaudern mit den Kollegen und tauschen uns über die heutigen Aufgaben aus.

… 08.40 Uhr: Meine Ausbilderin leitet mir eine E-Mail weiter, die ein neues Stellenangebot eines Kunden beinhaltet. Meine Aufgabe ist es nun, mit den übermittelten Informationen eine Stellenanzeige zu generieren, um Arbeitssuchende aus der eigenen Datenbank darüber zu informieren.

… 09:00 Uhr: Da solche Angebote oftmals nicht alle relevanten Informationen enthalten, muss wie in diesem Fall nochmals nachgehakt werden. Um keine unnötige Zeit zu verlieren, rufe ich das Unternehmen an und hole die fehlende Informationen ein.

… 10:40 Uhr: Mit Hilfe eines Formulars erstelle ich die Anzeige. Nun sind alle relevanten Informationen in dem Dokument enthalten und der/die passende Arbeitnehmer*in kann gesucht werden. Über das Programm „Salesforce“ wird eine stichwortbasierte Suche aufgegeben. Dabei wird nach bestimmten Kriterien gesucht wie bspw. Erfahrungen mit SAP, im Vertrieb oder Logistik, Alter, Wohnort usw.

… 11:30 Uhr: Passende potentielle Arbeitnehmer*innen werden nun kontaktiert. Hier wird der telefonische Weg bevorzugt, da die Antwortrate auf E-Mails erfahrungsgemäß sehr gering ist. Zusätzlich wird per E-Mail das erstellte Stellenangebot übermittelt. Meine Ausbilderin unterstützt mich dabei.

… 12:10 Uhr: Nun ist eine Mittagspause vorgesehen. Ich gehe gemeinsam mit Kollegen und Kolleginnen in einen nahe gelegenen Imbiss. Dort unterhalten wir uns beim Essen über persönliche, aber auch arbeitsbezogene Themen.

… 13:15 Uhr: Kurz nach der Pause werden die Anrufe fortgeführt. Es wird versucht, drei Slots zu füllen. Das bedeutet, dass drei Bewerber*innenprofile an das suchende Unternehmen geschickt werden sollen. Willigt eine Person der Übermittlung der Daten final ein, wird aus dem Programm „Salesforce“ der Lebenslauf heruntergeladen. Zusätzlich wird ein Frontsheet erstellt – ein Blatt, auf dem die wichtigsten Daten wie Ausbildung, Kernkompetenzen, Wohnort usw. zusammengefasst sind.

… 13:40 Uhr: Eine Personalmanagerin eines kooperierenden Unternehmens ruft an. Eine aus der Elternzeit zurückkehrende Arbeitnehmerin soll an einem Förderprogramm teilnehmen, um eine optimale Wiedereingliederung zu garantieren. Es werden notwendige Daten ausgetauscht und ich suche Informationen und Vertragsdetails für ein internes Mentoring-Programm heraus, die dann per E-Mail übermittelt werden.

… 15:10 Uhr: Mein erster „Cold Call“ steht auf dem Plan – ein sogenannter Kaltakquise-Anruf bei einem Unternehmen. Ziel solcher Anrufe ist das Werben um potentielle neue Kunden. Hier ist Verkaufstalent und enormes Marktwissen gefragt. Ich bereite mich gründlich darauf vor und gehe das Gespräch mit meiner Ausbilderin im Vorfeld durch. Ein erster Erfolg: Das Unternehmen ist zumindest interessiert und es wird einen Gesprächstermin geben.

…17:00 Uhr: Feierabend. Zwei der drei Slots konnten gefüllt werden. Am nächsten Tag muss also noch ein weiterer Slot besetzt werden, um dann die drei Angebote gebündelt an das Unternehmen weiterzuleiten. Mit dieser Aufgabe werde ich morgen anfangen.

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